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典型案例—媒介运营企业信息化管理案例  

媒介运营企业信息化管理案例

来源:   作者:   人气:2990  发布时间:2015-4-24 13:50:01

行业简介

         陕西某传播咨询有限公司始于1998年,十二年历尽风雨,目前业已经成为一家集广告、传媒、房产于一体的综合性公司,其服务范围已覆盖西安、北京、兰州、成都、武汉、南京等6大区域。该传媒公司作为一家在行业内颇具口碑的老牌公司,其业务服务形式日趋多样化,且由于服务行业的特殊性,公司在服务客户的手段及方式上是灵活多变的,同样针对客户的各种管理制度流程和规范往往会遵循“视具体客户要求而定”。特别在如今广告行业竞争激烈百花争鸣的大环境下,能够凸显公司优势,提高工作效率的,不仅在于高素质的服务能力,就公司内部而言,拥有一套能够契合广告公司运作特点的信息化管理手段和方式,同样是当务之急。

项目概述

        目前该传媒公司业务范畴主要集中在四个方面,即传统报媒平面分类版块的广告业务、户外媒体广告业务、DM杂志的广告业务以及一些与客户相关配套活动的策划及实施业务。由于广告行业的特殊性,目前该传媒公司针对客户的收款措施往往具有滞后性,同时,业务和媒介人员通过传统纸质日报表的方式将意向客户的相关情况以及后续的收款情况进行记录,而公司领导、财务人员以及业务人员则根据这些纸质记录的内容进行审批、核算和汇总。目前该传媒公司客户资料也是建立在纸质文档之上,查询,汇总起来同样诸多不便…… 在分析并且考虑了目前该传媒公司的现状后,我们提出一套关于如何通过有效信息化的手段改进目前该传媒公司内部关于广告业务管理及科学有效地建立客户电子化档案的解决方案,该方案包含对签单业务审批流程、签单收款核算预警以及客户资源管理、用户拜访回馈信息管理的无纸化操作模式改造。我们的方向是,对该传媒公司现有业务管理及客户管理方式进行信息化改进,建立业务管理信息库,针对客户进行签单的实时审批及相关记录的实时管理和查询,对于已签单客户的收款进度进行实时跟踪和预警,这样既提高了工作效率,还节约了成本,对客户服务的流程控制能够做到更加精细化的管理。

使用效益

        该传媒公司广告业务管理系统是为根据该传媒公司传播咨询公司业务现状量身打造的一款专业性精细化管理系统,包含业务流程管理、传媒资源管理、客户管理、财务管理,供应商管理,领导综合查询等6大模块,全面把控公司的整体业务流程,集中梳理众多管理者所关注的环节,让内部信息流转更加顺畅,沟通效率、业务效率显著提升,同时科学有效的积累客户数据,降低运营成本,帮助该传媒公司迈出管理信息化的关键一步,让其可以专注应对激烈的外部市场竞争。

1、快速累积优质客户,让公司业务井井有条,多方位提升竞争力。
        针对广告媒体代理管理要求量身定制,实现客户管理、媒体资源管理、媒介流程管理、业务统计、收付预警、账务综合查询等全流程管理的一体化机制,从传媒资源——客户资源——供应商资源——部门资金计划——业务接单——媒介订版——合同管理——财务收付到各种经营数据的综合汇总,每个环节一一梳理,一切井井有条,经营状况即时掌握。

2、建立可视化的媒介资源及流程库,内部沟通全盘掌握,高效通畅。
        媒介、业务、财务各部门高效沟通,整合媒介资源、客户资源及各类业务、财务信息,针对工作进度、业务明细实时跟进、传递和查询,针对收付账期自动预警管理,降低账务风险。同时,业务流程中融入客户关系管理、媒体及供应商资源管理、办公自动化管理思想,客户资料随时调阅,包括客户详细联系信息、历史拜访记录、详细交易记录等,所有与客户相关的业务信息、媒介上刊信息、账务收付信息都被统一归集,形成完整的可视化客户数据库。

3、资金计划管理更灵活,收付状况了如指掌 
        管理权限分明 ,系统允许针对每个部门按月按年进行资金计划规划,每个部门的操作者只需要录入自己掌握的数据,结合业务情况,系统则自动汇总统计,并形成各种经营报表,实现企业资金、应收、应付、利润的一体化管理,提供业务、采购、成本、往来等各种流水报表以及便捷的报表查询功能,即时反映账款状况和业务状况。针对财务特别是领导形成对宏观业务资金往来状况的整体把控。
 
 

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